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Agenda una conversación

Servicio 02 · Software y CRM

Software, CRM y bot de WhatsApp para negocios del sector animal

Tu negocio entero, desde cualquier parte.

Modernizamos tu negocio: lo manejas y ves lo que produce desde el celular o el computador, estés donde estés. Tu equipo trabaja ordenado, cada uno con lo suyo. Tus clientes, con sus mascotas, reciben mejor atención, con un bot de WhatsApp que contesta a cualquier hora con lo que de verdad hay. Y cuando tu negocio necesita algo que ningún programa trae, lo construimos a tu medida.

Agenda una conversaciónMira cómo funciona

En palabras simples

¿Qué es exactamente?

Es el programa donde vive tu negocio. Un CRM guarda la relación con tus clientes; el nuestro va más allá y lleva todo lo demás: la ficha de cada cliente con sus mascotas, los mensajes de WhatsApp en una bandeja que comparte tu equipo, un bot que contesta y agenda, la agenda, el inventario, la caja, los cobros y los reportes, con tu nombre y tu logo. Cada persona de tu equipo entra con su usuario y ve lo que le toca, y tú ves todo, desde donde estés. Se arma por módulos: empiezas por el que más te duele y sumas los demás cuando te sirvan. Y si lo que necesitas no está en ningún módulo, lo construimos para ti.

Lo que tenemos en mente

Un negocio moderno se maneja desde cualquier parte

No es un programa más para llenar. Es que puedas salir del local, irte de viaje o estar en la otra sede y saber, desde el celular o el computador, cómo va todo: qué se vendió, qué se cobró, quién debe, qué se está agotando y qué tiene pendiente tu equipo.

  • Lo manejas sin estar ahí

    Apruebas un descuento, revisas el cierre de caja o contestas a un cliente desde donde estés. El negocio no se frena porque no estás.

  • Ves lo que produce, no lo que crees

    Ventas, cobros, saldos y existencias del día, de la semana y del mes. Si llevas los costos, cuánto te deja cada línea del negocio.

  • Decides con lo de hoy

    Qué reponer, a quién volver a escribirle, qué servicio se vende más y en qué días. Sin esperar al cierre del mes ni sumar cuadernos.

Tablero en el celular · negocio y cifras de ejemplo

Equipo y clientes

Un equipo que trabaja ordenado y clientes que vuelven

Lo que más cuesta en un negocio que crece no es vender: es que todos trabajen igual de bien cuando tú no estás, y que el cliente sienta que lo conocen.

Tu equipo

Cada quien con lo suyo, y tú viendo todo

  • Cada persona con su papel. Dueño, administrador, empleado y contador ven y hacen solo lo que les toca. A cada empleado le asignas sus tareas: la caja, los animales o el servicio técnico.
  • Las decisiones de plata, con permiso. Anular una venta, devolver un pago o dar fiado lo decide el dueño (o el administrador, si tú se lo das). Quien vende tiene un tope de descuento.
  • La caja cuadra. Se abre con su base y se cierra con conteo y diferencia. Desde donde estés ves cada cierre.
  • Queda registrado quién hizo qué. Cada cambio guarda quién lo hizo y cuándo. Sin culpas a ciegas.
  • El trabajo de afuera, con evidencia. Visitas, entregas o paseos asignados a cada persona, que deja fotos, notas y la hora de lo que hizo.
  • El contador, sin pedirte nada. Ve y exporta las ventas sin poder cambiarlas.

Tus clientes

Que los conozcas a todos, aunque sean cientos

  • Cada cliente con sus mascotas. Qué animales tiene, qué compra, cada cuánto y lo que te ha contado. Quien atienda mañana sabe con quién habla.
  • Un programa de fidelización a tu manera. Puntos, sellos o descuento al cliente frecuente, uno solo o combinados: tú pones los números y lo prendes o lo apagas cuando quieras. Y si quieres, la tarjeta en el wallet de su celular.
  • Le escribes antes de que se le acabe. El software sabe cada cuánto compra cada uno y te avisa cuándo toca la recompra o el próximo baño.
  • Reseñas pedidas a tiempo. Justo después de la visita, por el canal que el cliente autorizó.
  • Un acceso propio para tus clientes. El mayorista, la familia de la guardería o el cliente de mantenimiento ven sus pedidos, pagos y documentos sin tener que escribirte.
  • Detalles que se recuerdan. La ficha de cuidado con el nombre de tu negocio, el recordatorio de la cita, el saludo con el nombre de su mascota.

Lo que recibes

Un betta vendido, de punta a punta

Así se ve en una tienda de acuarios: el pez sale del inventario, la ficha de la especie está a la mano y el cliente se lleva su ficha de cuidado por WhatsApp. Esa ficha no es de Bioma Beta: la construimos para cada tienda, con su nombre, sus colores y su forma de hablar, y es de la tienda.

El inventario y la ficha de cuidado son dos de los módulos del CRM; más abajo está qué hace cada uno.

  1. Laura se lleva un betta macho del lote 14, que ya cumplió su cuarentena.
  2. Lo vendes y el inventario se descuenta solo: de 6 quedan 5.
  3. La ficha del betta, hecha para tu tienda, está a la mano: 22 a 30 °C y 40 litros como mínimo, revisada contra sus fuentes.
  4. Con un toque, Laura recibe por WhatsApp su ficha de cuidado, con la marca de tu tienda, y el código la lleva a tu página.

Tienda y datos de ejemplo · los datos del betta son reales

Detalles que suman para tu cliente

Laura no se lleva solo un pez. Se lleva una tienda que la acompaña. Son cosas pequeñas, y son las que hacen que vuelva y te recomiende:

  • Una ficha que da gusto abrir

    Con tu marca, la foto de la especie, qué come, con quién puede vivir y el agua que pide. Le llega por WhatsApp y el código la lleva a tu página, no a la nuestra.

  • La aclimatación, paso a paso

    Con la compra le llegan los pasos para soltar el pez en casa sin estresarlo. Así empieza bien desde el primer día.

  • «¿Cómo va tu betta?»

    A los días que tú elijas le llega un mensaje para saber cómo le fue y pedirle su opinión. Si tiene un reclamo abierto, no se le pide nada hasta resolverlo.

  • Garantía de adaptación clara

    Tu política, por escrito: el plazo, la evidencia que pides y lo que ofreces (reponer el pez, crédito o devolver la plata). Cada reclamo queda con su plazo y su respuesta.

  • El alimento, antes de que se acabe

    El CRM sabe cada cuánto compra y le recuerda a tiempo, con lo que se llevó la vez pasada.

  • Premios por volver

    Tarjeta de sellos o puntos, como tú la definas. Laura ve en su comprobante cuánto le falta para el premio.

Por qué

¿Para qué te sirve de verdad?

  • Los mensajes se pierden

    Entre cien chats, el cliente que preguntó por un alimento o por una cita queda abajo y termina comprando en otra parte. En una bandeja compartida nadie se queda sin respuesta.

  • Todo está en la cabeza de alguien

    Qué come la perra de doña Marta, quién debe, qué se le pidió al proveedor. Si esa persona falta, el negocio se frena. El CRM lo guarda para todo el equipo.

  • El cliente de cada mes se olvida

    El que compraba alimento cada mes no se fue por mal servicio: nadie le recordó a tiempo. El CRM sabe cada cuánto compra y te avisa.

  • Cuadernos, hojas de cálculo y chats

    Cada cosa en un sitio distinto hace que saber cómo va el negocio tome horas. Con todo en un solo programa, lo ves en una pantalla.

El CRM en uso

¿Cómo se ve un día con el CRM?

Negocio y datos de ejemplo

  1. 01

    Llega un mensaje y no se pierde

    Laura escribe por WhatsApp: busca alimento para Luna, su cachorra. El mensaje entra a una bandeja que comparte todo tu equipo, con la conexión oficial de WhatsApp para negocios. Un asistente acotado a tu negocio contesta lo que sabe (horario, existencias, los precios que tú publicas) y le pasa a una persona lo que no.

    • Una sola bandeja para todo el equipo
    • El asistente no inventa: si no sabe, pasa a una persona
  2. 02

    Cada cliente, con sus mascotas

    La conversación queda en la ficha de Laura: Luna, cachorra de 4 meses, y Coco, su gato de 6 años. Qué compra, cada cuánto y lo que te ha contado. Quien atienda mañana sabe quién es sin volver a preguntarle todo.

    • Varias mascotas por cliente, con especie, edad y lo que consumen
    • Fecha estimada de la próxima compra
  3. 03

    La agenda, con recordatorio

    Laura pide baño para Luna el sábado. La cita entra a la agenda con el servicio y el tamaño del animal, y el viernes le llega el recordatorio por WhatsApp. Menos citas olvidadas y menos huecos en la semana.

  4. 04

    El inventario se descuenta solo

    La bolsa de alimento que se vendió sale del inventario. Cuando quedan pocas, el CRM te avisa antes de que se acabe. En una tienda de acuarios lleva además los animales vivos por lote, con su fecha de llegada y su origen.

  5. 05

    Cobras y ves el día completo

    El pedido se cobra con lo que usa la gente en Colombia (Nequi, PSE o tarjeta) o queda como fiado, con fecha. Al cerrar ves en una pantalla las ventas del día, las citas, lo que te deben y los mensajes sin responder.

Software a la medida

¿Y si tu negocio necesita algo que no existe?

Lo construimos para ti. Hay negocios del sector animal que trabajan de una forma que ningún programa estándar cubre. Para ellos hacemos software personalizado, sobre la misma base del CRM (usuarios, WhatsApp, copias de seguridad), con sus datos y su forma de trabajar. Cuatro ejemplos de lo que se puede construir:

Negocios y datos de ejemplo

Precios por cliente y pedidos que llegan solos

Un distribuidor le vende a decenas de tiendas, veterinarias y agrotiendas, cada una con su lista de precios, su crédito y su día de pedido. Para él construimos un portal donde cada cliente ve su precio y confirma el pedido sugerido de la semana, y la bodega lo recibe ordenado, sin audios ni fotos de cuadernos.

  • Lista de precios por cliente
  • Pedido sugerido según su historial, enviado por WhatsApp para confirmar
  • Cartera de cada cliente y rutas de entrega
Ver la página de distribuidores

Bot de WhatsApp

Un bot de WhatsApp bien montado trabaja como uno más del equipo

Casi todos los clientes del sector animal escriben por WhatsApp, y casi todos los bots que conocen frustran: menús de números, respuestas que no tienen nada que ver y nadie al otro lado. El nuestro es distinto porque está conectado a tu software: contesta con lo que de verdad hay, agenda en los cupos reales, deja todo registrado y le pasa a una persona lo que no le toca.

Se presenta siempre como asistente automático y funciona con la conexión oficial de WhatsApp para negocios. Bien hecho, es la pieza que une la página, el software y la atención: por eso lo montamos completo, no como un contestador.

Mascotas La 80asistente automático
  1. Laura: Hola, ¿tienen concentrado para gato adulto de 3 kilos? Y quiero baño para Luna el sábado
  2. Asistente: ¡Hola, Laura! Soy el asistente automático de Mascotas La 80. Del concentrado quedan 4 bolsas. ¿Te aparto una para el sábado?
  3. Asistente: Para Luna (perra mediana) el sábado hay baño a las 10:00 a. m. o a las 3:00 p. m.
  4. Laura: A las 10, y sí, apártamela
  5. Asistente: Listo: baño de Luna el sábado a las 10:00 y tu bolsa apartada. El viernes te recuerdo la cita. Si necesitas a una persona, escribe «asesor».
Quedó en el softwareCita de Luna · sábado 10:00Bolsa apartada · existencia de 4 a 3Recordatorio programado · viernes
Negocio, cliente y datos de ejemplo

Lo que hace cuando está bien montado

  • Contesta a cualquier hora, con lo real

    Horario, servicios, precios, existencias y cómo llegar, sacados del software. No inventa existencias ni descuentos.

  • Agenda, confirma y recuerda

    Ve los cupos reales de la agenda, aparta la cita, la confirma el día anterior y la deja en la ficha del cliente.

  • Toma pedidos y solicitudes

    Aparta lo que piden y deja el pedido listo para que tu equipo lo confirme, con los datos del cliente completos.

  • Responde «¿cómo va mi pedido?»

    Después de comprobar quién escribe, le dice cómo va lo suyo. Nunca muestra lo de otro cliente.

  • Pasa a una persona cuando toca

    Si el cliente lo pide o pregunta algo que no sabe, le pasa la conversación a tu equipo. Y si alguien toma el chat, el bot se calla.

  • Todo queda en el software

    Cada conversación, cita y pedido entra a la ficha del cliente y a la bandeja que comparte tu equipo.

Automatizaciones que trabajan solas

El bot no solo responde: también escribe primero cuando hay una razón, siempre a clientes que lo autorizaron y con mensajes que tú apruebas una vez.

  • Recordatorio de la cita48 y 24 horas antes, con opción de confirmar o cambiarla.
  • Aviso de recompraCuando al cliente se le está acabando el alimento, según cada cuánto compra.
  • Reseña después de la visitaEl pedido de reseña de Google, en el momento justo.
  • Ficha de cuidado tras la ventaEl cliente se lleva por WhatsApp cómo cuidar lo que compró, con el nombre de tu negocio.
  • Fiado sin perseguir a nadieUn recordatorio amable a quien pasa de 30 días, que solo sale si tú lo apruebas.
  • Pedido sugerido al mayoristaCada semana, según su historial, para que lo confirme con un mensaje.
  • Avances a cada familiaEn un criadero, la foto de la semana del cachorro a la familia que lo reservó.
  • Fuera de horarioDe noche toma los datos y la solicitud; en la mañana tu equipo la encuentra lista en la bandeja.

¿Cómo lo entrenamos?

  1. Aprende tu negocio

    Lo armamos con tu catálogo, tus servicios, tus horarios, las preguntas que de verdad te hacen en el chat y tu forma de hablar.

  2. Le ponemos reglas

    Qué contesta, qué nunca dice, qué descuentos puede dar (solo los que apruebes) y cuándo pasa a una persona.

  3. Lo probamos antes de soltarlo

    Con los casos difíciles: un producto agotado, alguien que pide el pedido de otro, un cliente que intenta cambiarle las reglas, un mensaje repetido. Sale cuando los pasa todos.

  4. Lo afinamos cada mes

    Revisamos las conversaciones que pasó a una persona y lo que no supo contestar, y ajustamos respuestas y reglas.

Con nuestro software

Conectado a todo

Contesta con el catálogo, los precios, la existencia y la agenda reales, y lo que pasa en el chat entra solo al software. Va en los paquetes conectados con bot: catálogo, servicios o tienda.

Sin nuestro software

Por su cuenta

Responde las preguntas frecuentes y los productos de una lista que tú mantienes en un panel, y toma las solicitudes. Si después sumas el software, lo configurado se aprovecha y el montaje no se cobra otra vez.

Así se ve en tu negocio

En regla con WhatsApp: usa la conexión oficial para negocios, se identifica como asistente automático, deja pedir una persona en cualquier momento y sigue las reglas de comercio de WhatsApp, que no aceptan ofrecer animales vivos por ese canal: con ellos atiende tu equipo, y se venden en tu página o en tu local. Lo que Meta cobra por algunos mensajes va a tu cuenta, aparte.

Fidelización

Clientes que vuelven, con su tarjeta en el celular

Puntos, sellos o un descuento por volver seguido, uno solo o combinados, con el nombre de tu programa. Y como servicio aparte, la tarjeta en Apple Wallet o Google Wallet: se actualiza sola con cada compra y le avisa a tu cliente cuando pasa cerca de tu tienda, si él lo quiere.

Ver fidelización y tarjetas en el wallet

Por módulos

¿Qué hace cada módulo?

Empiezas por la base o por lo que más te duele, y sumas lo demás cuando te sirva. Bioma Beta es el primer negocio que lo usa, y cada módulo se configura con tus servicios, tus precios y tu forma de trabajar.

MóduloPara qué te sirve
La base del día a díaClientes con sus mascotas, productos y servicios con sus precios, cotizaciones, pedidos y ventas, cobros y saldos, inventario con compras y proveedores, agenda y tareas, y reportes. Con tu nombre, tu logo y tus colores, y usuarios con permisos.
Bot de WhatsAppContesta con lo real, agenda, toma pedidos y pasa a una persona; recordatorios, recompra y reseñas automáticas.
Agenda y reservasCupos por persona o por recurso (una mesa de baño, una habitación), reservas desde la web, anticipos, citas que se repiten y lista de espera.
Punto de ventaLa caja de mostrador: venta por código o nombre, lector de código de barras, apertura y cierre con conteo, devoluciones y recibos.
FidelizaciónPuntos, sellos o descuento por volver seguido, solos o combinados y con tu nombre; recompra y reseñas a tiempo. La tarjeta en el wallet del celular, como servicio aparte.
Portal de clienteCada cliente entra con su acceso y ve sus pedidos, pagos y documentos.
Rutas y trabajo en campoVisitas, entregas o paseos asignados a cada persona, con fotos, notas y hora de lo que hizo.
Animales vivos y acuariosCada tanque con lo que tiene, cuarentena y observación, reservas por individuo o por lote; lo que no está apto no sale disponible.
ProducciónCiclos, camadas y lotes, lo que se consume, lo que sale, las pérdidas y cuánto cuesta producir cada cosa.
MayoristasPrecios por comprador o por grupo, cantidades mínimas, pedidos por volumen, entregas por partes y recompra.
Varias sedes y bodegasCuánto hay en cada lugar, traslados entre ellos y reposición.
Facturación electrónicaLas facturas que pide la DIAN salen desde la misma venta, por un proveedor autorizado, con el estado de cada una.
Conexión con tu páginaUn solo inventario para el local, la página y WhatsApp: lo vendido deja de salir disponible en todas partes.

Lo que no hace: no es software clínico veterinario ni historia clínica, y no ofrece telemedicina. Si tienes veterinaria, se conecta al programa clínico que ya usas.

Cómo lo trabajamos

¿Cómo es el trabajo contigo, paso a paso?

Las fechas de cada paso van por escrito en la propuesta, según el tamaño de tu negocio.

  1. Cómo trabajas hoy

    Miramos tus cuadernos, hojas de cálculo y chats: cómo apuntas una cita, cómo sabes qué se agotó, a quién le fías.

  2. CRM o a la medida

    Si lo que necesitas está en los módulos del CRM, lo configuramos con tus servicios, precios y horarios. Si no, te proponemos por escrito qué construir, cómo va a funcionar y qué incluye.

  3. Primera versión en tus manos

    La usas con tu equipo en una versión de prueba, antes de que maneje datos reales. Ajustamos con lo que veas.

  4. Tus datos adentro

    Pasamos tus clientes y tu inventario desde lo que tengas. Los datos son tuyos y te los puedes llevar cuando quieras.

  5. Acompañamiento

    Una sesión con quienes lo van a usar, un canal directo para dudas y los ajustes del día a día. Las condiciones quedan por escrito en la propuesta.

A la medida

¿Cómo se adapta a tu negocio?

No hay dos negocios iguales. El mismo servicio se arma distinto según lo que vendes, a quién y cómo trabajas. Unos ejemplos:

  • Peluquería, guardería u hotel

    Agenda por tamaño del animal, depósito y el expediente que pide la Ley Kiara a guarderías y hoteles.

  • Alimento natural

    Recompra por WhatsApp según cada cuánto compra cada cliente, y pedidos por día de entrega.

  • Veterinaria

    La bandeja de WhatsApp, la agenda y los recordatorios, conectados al programa clínico que ya usas.

  • Tienda de mascotas o acuarios

    Caja de mostrador, un solo inventario para el local, la página y WhatsApp, y en acuarios los animales vivos por lote y en cuarentena.

  • Criadero o distribuidor

    Camadas y lotes con su costo, precios por comprador, pedidos por volumen y un portal para que tus clientes pidan solos.

A tu tamaño

¿Un programa así es para mí?

Si hoy llevas el negocio en un cuaderno y en WhatsApp, sí. Es justo para eso.

  • Empiezas por lo que más te duele

    Si lo que se te pierde son los mensajes, empiezas por la bandeja de WhatsApp. Si es el fiado, por el fiado. Lo demás se enciende cuando lo necesites.

  • Funciona en lo que ya tienes

    No hace falta comprar computador ni servidor: lo usas desde el celular que ya tienes, desde un computador si lo hay, y desde donde estés.

  • Pagas por tu tamaño

    Una persona y una sede no pagan lo que un negocio con diez empleados. El precio queda por escrito antes de empezar.

Por escrito

¿Qué incluye y qué no?

Así va en la propuesta. El precio se acuerda en la conversación, según el tamaño de tu negocio, y queda por escrito antes de empezar.

Incluye

  • El CRM configurado con tus servicios, precios y horarios
  • Usuarios para tu equipo, cada uno con su papel y sus permisos
  • El bot de WhatsApp entrenado con tu negocio, si lo sumas
  • Paso de tus clientes y tu inventario desde lo que uses hoy
  • Capacitación a tu equipo y canal directo para dudas
  • Copias de seguridad, y tus datos siempre exportables
  • Software a la medida cuando lo necesites, con el alcance por escrito

No incluye

  • Software clínico veterinario ni historia clínica: nos conectamos al que ya usas
  • Lo que Meta cobra por algunos mensajes de WhatsApp, como los recordatorios: se paga aparte

Preguntas

Lo que nos suelen preguntar

¿Ya lo puedo usar?

Sí. Bioma Beta es el primer negocio que lo usa. En la conversación vemos qué módulos te sirven, y en la propuesta queda por escrito cuáles se configuran, con qué alcance y desde qué fecha. El software a la medida se conversa igual: nos cuentas qué necesitas y te decimos por escrito qué se construye.

¿Qué quiere decir "a la medida"?

Que se construye para tu negocio en particular, en vez de que tú te adaptes al programa. Si un distribuidor necesita precios distintos para cada cliente, o un criadero llevar sus camadas y reservas, eso se programa para él sobre la misma base del CRM (usuarios, WhatsApp, copias de seguridad), así no se empieza de cero.

¿Cuánto cuesta?

Depende de lo que necesites: los módulos del CRM según el tamaño de tu negocio (usuarios y sedes), y el software a la medida según lo que haya que construir. El precio se acuerda en la conversación y queda por escrito antes de empezar.

¿Qué pasa con los datos de mis clientes?

Son tuyos. Tú eres el responsable de esos datos y nosotros los encargados, con contrato, como pide la Ley 1581 de 2012. Con copias de seguridad diarias y una restauración probada.

¿Se conecta con mi página web?

Sí, directo. Si tu página web la hacemos nosotros, las citas, los pedidos y los mensajes que llegan por ella entran solos al CRM, y el inventario es uno solo para el local, la página y WhatsApp.

¿Puedo ver cómo va el negocio cuando no estoy?

Sí. Entras desde el celular o el computador, donde estés, y ves las ventas, los cobros, lo que te deben, las citas, lo que se está agotando y cada cierre de caja. Tu equipo ve solo lo que le toca; tú ves todo.

¿El bot de WhatsApp reemplaza a mi equipo?

No: le quita lo repetitivo. Contesta horario, precios, existencias y citas a cualquier hora, y le pasa a una persona lo que no sabe o lo que el cliente pide. Cuando alguien de tu equipo toma el chat, el bot se calla. Así funciona.

¿Cómo se entrena el bot?

Con tu catálogo, tus servicios, tus horarios y las preguntas que de verdad te hacen. Le ponemos reglas (qué contesta, qué nunca dice, cuándo pasa a una persona), lo probamos con los casos difíciles antes de soltarlo y cada mes lo afinamos con las conversaciones reales.

¿Tengo que dejar lo que uso hoy?

No de golpe. Se puede empezar por un módulo y sumar los demás cuando te sirvan. Si ya tienes un programa de facturación o uno clínico, se conecta o se monta encima.

¿Qué necesita tu negocio?

30 minutos, sin costo y sin compromiso. Si no te podemos ayudar, te lo decimos.

Agenda una conversación

Mira también: Páginas web conectadas a tu software · Fidelización y tarjetas en el wallet · La Ley Kiara, artículo por artículo · Tiendas de mascotas y acuarios · Distribuidores · Veterinarias · Cómo trabajamos.