Sector · Veterinarias
Agenda, WhatsApp y recordatorios de vacunas para tu veterinaria
Para veterinarias donde nadie se queda sin respuesta.
Que te encuentren cuando alguien busca una veterinaria cerca o una urgencia a las diez de la noche, que cada mensaje tenga respuesta aunque la recepción esté llena, y que el refuerzo de la vacuna no se le olvide a nadie. Trabajamos encima del programa clínico que ya usas, no en su lugar. El bot nunca diagnostica: lo urgente pasa a una persona en el momento.
Lo que nos cuentan
¿Qué le pasa hoy a veterinarias?
La misma persona que recibe al que entra con el perro en brazos contesta el teléfono, cobra, agenda y, cuando puede, mira el WhatsApp. A las siete de la noche hay treinta chats sin abrir: unos piden cita, otros preguntan si atienden gatos, uno manda la foto de un vómito y pregunta qué hacer. Y no puedes poner a un médico a contestar mensajes.
Cada chat sin respuesta es una consulta o una vacuna que se hace en otra clínica, y ese cliente no vuelve a escribir. Cada refuerzo que nadie recuerda es una cita que no se agenda en todo el año, y el animal vuelve solo cuando hay una emergencia. Y las reseñas que hablan de no contestar las ve todo el que te busca por primera vez.
Me escriben por WhatsApp y cuando alcanzo a contestar ya se fueron a la de la otra cuadra.
La gente solo viene cuando el perro ya está mal; la vacuna se les pasó hace meses y nadie se la recordó.
A las once de la noche me llaman al celular personal porque en Google no sale que tenemos urgencias.
Tengo tres reseñas de una estrella y las tres dicen lo mismo: que no contestamos.
Lo que pasa con un mensaje
¿Qué pasa con los mensajes que no se contestan?
Clínica y mensajes de ejemplo
- 01
Los mensajes se acumulan
En recepción se atiende al que está en el mostrador, suena el teléfono y el WhatsApp se llena. En las reseñas de veterinarias que leímos, la queja que más se repite es que no contestan.
- 02
Cada mensaje tiene respuesta
Un asistente con la conexión oficial de WhatsApp para negocios contesta lo frecuente (horario, ubicación, cómo pedir cita) y ofrece dos horas. Nunca da diagnósticos.
- 03
Lo urgente pasa a una persona
Si el mensaje suena a urgencia, el asistente no opina: lo pasa de inmediato a la persona de turno.
- 04
La reseña llega sola
Después de cada cita, el cliente recibe la invitación a dejar su reseña en el momento correcto, sea cual sea su experiencia: Google no permite pedirlas solo a los contentos. Tu perfil de Google refleja cómo trabajas.
Lo que hacemos por ti
¿Qué hacemos para tu negocio?
Cinco frentes, en este orden. Puedes tomar uno solo o todos, y cada uno se arma para veterinarias, no para cualquier negocio.
Página web
Ver Página webUna veterinaria no necesita una página que diga «amamos a los animales»: necesita que el dueño asustado encuentre en dos segundos cómo llamar a urgencias, y que el que va a vacunar pida la cita sin llamar. Las urgencias van arriba, con un toque para llamar, y la agenda muestra solo las horas libres. Dejamos también tu perfil de Google al día, con el horario de urgencias bien puesto.
- Botón «Urgencias» fijo arriba en cada pantalla, con el horario nocturno real y un toque para llamar.
- Agenda por servicio (consulta, vacunación, desparasitación, cirugía, peluquería) que solo ofrece horas libres.
- Una página por servicio, como «vacuna antirrábica en Cedritos», con lo que incluye y cómo prepararse.
Software y CRM
Ver Software y CRMNo es software clínico ni historia clínica: eso lo hace el programa que ya usas. Lo nuestro es lo de afuera: la bandeja de WhatsApp de todo el equipo, la agenda con las horas reales, la ficha de cada cliente con sus animales y el calendario de refuerzos de vacuna y desparasitación que dispara el recordatorio solo. Si tienes farmacia o tienda, también el inventario con lotes y vencimientos.
- Una bandeja para recepción y el médico de turno, donde se ve quién contestó qué y ningún chat queda abajo.
- La ficha de Camila con Luna (gata, 2 años) y Max (labrador, 5 años), con cada refuerzo y el siguiente.
- La farmacia por lote: dosis que quedan, qué vence este mes y aviso antes de que se acabe el alimento medicado.
Pauta
Ver PautaAquí la pauta tiene un trabajo concreto: que te encuentre quien busca una veterinaria cerca o una urgencia, y llenar las jornadas con fecha, como una semana de vacunación o de esterilización. Va en tu cuenta, en el radio que tiene sentido alrededor de tu clínica, y el presupuesto lo pagas directo a la plataforma. Anunciamos servicios, horarios y jornadas, nunca curaciones.
- Google para «veterinaria 24 horas» en las localidades que de verdad cubres de noche, con botón de llamar.
- Una jornada de vacunación de sábado en Instagram, solo para los barrios cercanos y con la agenda conectada.
- Esterilización de gatos en jornada, con lo que incluye, para la zona donde más gatos atiendes.
Redes y contenido
Ver Redes y contenidoEn salud no se improvisa. Proponemos los temas (señales para consultar ya, calendario de vacunas, qué pasa en una consulta, mitos de recepción), escribimos el guion y tu equipo médico lo revisa antes de grabar. Grabamos en tu clínica, con tu gente, y los animales salen con permiso de sus dueños. Nunca publicamos un caso clínico sin autorización.
- «Tres señales de que tu gato tiene que ir hoy, no mañana», dicho por tu médica en treinta segundos.
- «Así es la primera consulta de un cachorro», con un paciente real y su familia, que firmó el permiso.
- «Qué sí y qué no darle a un perro con vómito»: el guion es de tu equipo; nosotros grabamos y subtitulamos.
Bot de WhatsApp
Ver Bot de WhatsAppUn asistente con la conexión oficial de WhatsApp para negocios, entrenado con tus datos (horario, servicios, precios que publicas, cómo llegar, qué llevar) y conectado a la agenda: ofrece horas libres reales, confirma, recuerda el día anterior y avisa cuando toca el refuerzo. Dos reglas no se negocian: nunca da consejo médico ni opina sobre un síntoma, y si el mensaje suena a urgencia lo pasa de inmediato a la persona de turno, con el número de urgencias a la vista.
- Martes 9:00 a. m.: «Max tiene refuerzo de antirrábica, ¿jueves a las 10:00 o viernes a las 4:30?». Con «el jueves», queda.
- Laura escribe a las 8 p. m. que Toby vomitó: el bot no opina, avisa al médico de turno con la ficha y le deja el botón de llamar.
- Después de cada cita, la invitación a reseñar en Google a todos por igual: Google no permite pedirlas solo a los contentos.
Así se ve
Tu software y tu WhatsApp, un día cualquiera
El refuerzo de Nala venció hace cuatro días y Andrés no contestó el recordatorio. La recepción la ve arriba de la lista para llamarlo hoy, en vez de enterarse cuando Nala llegue enferma.
Agenda del martes 20 y refuerzos de la semana
| Paciente y dueño | Motivo | Cuándo | Estado |
|---|---|---|---|
| Luna, gata, 2 años · Camila Rojas | Consulta general | Mar 20, 8:30 a. m. | Confirmada |
| Max, labrador, 5 años · Jorge Pinzón | Refuerzo de antirrábica | Mar 20, 9:15 a. m. | Recordatorio enviado |
| Toby, beagle, 7 meses · Laura Ortiz | Desparasitación | Mar 20, 10:00 a. m. | Agendada por el bot |
| Rocky, bulldog, 4 años · Daniela Suárez | Refuerzo de séxtuple | Vence jue 22 | Vence en 2 días |
| Nala, criolla, 3 años · Andrés Mora | Refuerzo de séxtuple | Venció vie 16 | Sin respuesta, llamar |
| Kira, gata, 9 años · Patricia Vega | Refuerzo de triple felina | Vence sáb 24 | Recordatorio programado |
- Cliente: Hola, necesito cita para Toby, es para la desparasitación. ¿Tienen algo mañana en la mañana?
- Bot: Hola, Laura. Para Toby tengo mañana martes a las 10:00 a. m. o a las 11:30 a. m. con la doctora Ramírez. ¿Cuál te sirve?
- Cliente: La de 10.
- Bot: Listo: Toby, desparasitación, martes 20 a las 10:00 a. m. Trae el carné de vacunas. Si no puedes venir, escribe «cancelar» y libero la hora.
- Cliente: Otra cosa, Toby vomitó dos veces esta tarde y está decaído, ¿le doy algo mientras tanto?
- Bot: Eso lo mira el médico, no yo. Ya le aviso al de turno con la ficha de Toby. Si empeora antes de que te escriba, toca aquí para llamar a urgencias.
- Persona del equipo: Del equipoLaura, soy el doctor Gómez, estoy de turno. ¿Toby ha tomado agua después de vomitar? Mejor tráelo ya: estamos hasta las 9 p. m. y te recibo yo.
Módulos y paquete
¿Qué usarías del software y qué paquete te sirve?
Conversaciones y WhatsApp
Una bandeja para recepción y el médico de turno, con el bot que agenda y pasa lo urgente a una persona en el momento.
Agenda con cupos y depósito
Citas por servicio con las horas reales, recordatorio el día anterior y depósito opcional para cirugías programadas.
Clientes y sus mascotas
La ficha de cada dueño con sus animales, el último refuerzo y el siguiente, para que quien atienda sepa quién es Luna sin preguntar.
Reseñas y recompra
La reseña de Google pedida después de la cita y el aviso cuando se le acaba el alimento medicado o el antipulgas que compra en tu farmacia.
Inventario por lote
Dosis, lotes y vencimientos de la farmacia y la tienda de la clínica, con aviso antes de que algo se agote o venza.
Lo que construimos para tu negocio
- El calendario de refuerzos: toma la fecha de cada vacuna y desparasitación de tu programa clínico (o la que tu equipo registra al salir de consulta) y dispara el recordatorio por WhatsApp en horario legal, con horas libres para agendar de una vez.
- El turno de urgencias: quién está de turno cada noche y cada domingo, para que el mensaje urgente le llegue a esa persona y no al celular personal del dueño.
El que mejor encaja
Servicios conectados
Una veterinaria vive de citas y de volver a ver al mismo paciente. La página de servicios con urgencias arriba y agenda adentro, más el software con agenda, bandeja de WhatsApp, calendario de refuerzos y fidelización, conectado al programa clínico que ya tienes. El precio va con tu tamaño (cuántos médicos, cuántas sedes) y queda por escrito antes de empezar.
Para empezar
Que me encuentren
Si hoy no tienes página y tu perfil de Google tiene mal el horario de urgencias, por ahí se empieza: es lo que ve quien te busca a las diez de la noche. La agenda y el bot se suman después, sin cambiar de proveedor.
El precio va con el tamaño de tu negocio y queda por escrito antes de empezar. Puedes tomar un servicio solo y sumar los demás después, sin perder lo que ya pagaste.
Preguntas
Lo que nos suelen preguntar
¿Reemplaza mi software clínico?
No. Ese programa hace bien su trabajo: historia clínica, hospitalización, laboratorio, facturación. Nosotros trabajamos lo de afuera: que te encuentren, que te escriban, que nadie se quede sin respuesta y que el refuerzo no se olvide. Nos montamos encima del que ya usas y, cuando se puede, leemos de él las fechas de vacunas para los recordatorios.
¿El bot da consejos médicos?
No. Contesta horario, ubicación, servicios, qué llevar y citas, y pasa a una persona todo lo que tenga que ver con la salud del animal. Es una regla del diseño, no una opción que se pueda apagar. Si alguien le pregunta «¿le doy algo?», la respuesta es que eso lo mira el médico, y le avisa al de turno.
¿Cómo sabe el bot qué es una urgencia?
Con una lista de palabras y situaciones que armamos contigo y con tu equipo médico (vómito con sangre, no respira bien, lo atropellaron, convulsionó, comió algo, no orina, parto). Si el mensaje toca cualquiera de esas, el bot no responde con información: avisa a la persona de turno, le deja al dueño el botón de llamar a urgencias y queda registrado a qué hora se avisó. Ante la duda, pasa a persona: preferimos que el médico reciba un falso aviso a que un caso real se quede en el chat. Y nunca pide pago ni depósito para pasar una urgencia, porque el código de ética de la profesión dice que en casos de urgencia el servicio no se condiciona al pago anticipado (artículo 73 de la Ley 576 de 2000).
¿Y qué pasa con los mensajes a las once de la noche?
Lo que el cliente pregunta se responde a cualquier hora: horario, dónde quedan, si atienden urgencias y a qué número llamar. Lo que mandamos por iniciativa del negocio (recordatorios, avisos de refuerzo, invitaciones a reseñar) sale solo en el horario que fija la Ley 2300 de 2023: de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos, y cada mensaje trae la forma de dejar de recibirlos.
¿Los recordatorios de vacunas salen de las fechas que tengo en mi programa clínico?
Sí, si tu programa deja sacarlas; lo revisamos en la conversación. Si no, tu equipo registra la fecha del refuerzo al salir de consulta (toma unos segundos en el celular) y el calendario hace el resto: avisa al dueño unos días antes, ofrece horas libres y, si no contesta, pone a Nala arriba de la lista de la recepción para que alguien llame.
¿Puedo anunciar mi veterinaria en Instagram y en Google sin meterme en problemas?
Sí, con dos cuidados. Anunciamos servicios, horarios y jornadas, nunca resultados ni curaciones. Y el código de ética de la profesión, la Ley 576 de 2000, dice que es contrario a la ética hacer publicidad que no se ajuste a la realidad del profesional (artículo 68), y qué pueden llevar placas, avisos y membretes: nombre, profesión y especialidad, institución que dio el título, número de registro y matrícula, dirección y teléfono (artículo 67). Cada anuncio lo aprueba tu médico responsable antes de salir. Esto es información general, no asesoría jurídica.
¿Qué publican en las redes de una veterinaria?
Consejos de cuidado revisados por tu equipo, tu gente, tus instalaciones y tus servicios. Nada de promesas de curación ni de casos sin permiso del dueño. Lo contamos en Redes y contenido.
Con franqueza
Lo que nos dicen y lo que respondemos
«Ya tengo WhatsApp Business con respuestas automáticas.»
Esa respuesta dice «en un momento te atendemos» y el momento llega a las siete de la noche. Lo nuestro contesta de verdad lo frecuente, ofrece horas libres reales y agenda; la persona entra cuando hace falta. Y queda en una bandeja compartida, no en el celular de la recepcionista que hoy tiene el día libre.
«Mis clientes quieren hablar con una persona, no con un robot.»
Y hablan con una persona cada vez que lo piden o cuando el tema lo amerita: el bot se presenta como asistente, no finge ser el doctor, y pasa a alguien del equipo con un «quiero hablar con una persona». Lo que nadie quiere es escribir a las 8 de la mañana y recibir respuesta a las 7 de la noche.
«Mi programa clínico ya manda recordatorios.»
Si te funciona, lo dejamos y conectamos lo demás. Lo que vemos seguido es que el recordatorio sale por un correo que nadie abre o por un SMS sin forma de responder. El nuestro va por WhatsApp, ofrece la hora y agenda en el mismo chat, y si el dueño no contesta le dice a la recepción a quién llamar.
«No tengo tiempo para que me graben.»
Una visita al mes de dos o tres horas, en Bogotá y la Sabana, y salimos con el contenido del mes. Los guiones llegan antes para que el equipo médico los revise sin reunión, y nada se publica sin tu aprobación. Si ni eso cabe, empezamos por la página y el perfil de Google, y las redes se suman después.
¿Tienes una veterinaria?
Vemos qué programa clínico usas, cómo entran hoy tus citas y tus urgencias, cuántos mensajes se quedan sin responder y qué refuerzos se están perdiendo, y salimos con la lista de lo que conectamos primero, por escrito. 30 minutos, sin costo y sin compromiso. Si no te podemos ayudar, te lo decimos.
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