Sector · Distribuidores y mayoristas
Pedidos, cartera y rutas para distribuidores del sector animal
Que la tienda pida sola y la bodega lo reciba en orden.
Le vendes a tiendas, veterinarias y agrotiendas, cada una con su lista de precios, su crédito y su día de entrega. Te ayudamos a que el pedido llegue ordenado y no en un audio, a que la cartera se vea antes de despachar y a que cada ruta salga con lo que toca. Y si exportas peces ornamentales, llevamos tus lotes con los registros que te piden.
Lo que nos cuentan
¿Qué le pasa hoy a distribuidores?
El lunes a las 6 de la mañana ya hay catorce audios de tiendas que pidieron el domingo por la noche, dos fotos de un cuaderno con la letra del dueño y un «lo mismo de la semana pasada» que nadie recuerda qué era. Alguien en la bodega lo pasa a mano a una hoja de cálculo, el vendedor de la zona norte llama a preguntar si a la agrotienda se le despacha aunque deba, y el camión sale a las 9 con un pedido que faltaba y otro que iba a otra ruta.
Cada pedido transcrito a mano es media hora de alguien de la bodega y un error que se descubre cuando el camión ya se fue. La tienda que debía 35 días y siguió recibiendo mercancía se vuelve una cartera que toca cobrar a pie. Y la tienda que no se atendió el día que tocaba pidió esa semana en otra distribuidora, y a veces la siguiente también.
Tengo tres listas de precios y nadie sabe cuál le toca a cada tienda.
La tienda dice que no le llegó la arena, pero el conductor jura que la entregó.
Me entero de que una tienda me debe 60 días cuando ya le mandé dos pedidos más.
El flete me come el margen y no sé en qué ruta se me va.
Un pedido de una tienda
¿Dónde se enreda un pedido?
Distribuidor y pedidos de ejemplo
- 01
Llega por WhatsApp
Una lista de 30 productos en un mensaje de voz o una foto del cuaderno. Alguien la transcribe a mano.
- 02
Se cotiza y se confirma
Con tu catálogo y tus precios por cliente, la cotización sale en minutos y la tienda la confirma.
- 03
Sale en la ruta
El pedido entra a la ruta de entregas del día correcto.
- 04
La cartera al día
Quién debe, cuánto y desde cuándo, con el recordatorio de pago en el momento justo.
Lo que hacemos por ti
¿Qué hacemos para tu negocio?
Cinco frentes, en este orden. Puedes tomar uno solo o todos, y cada uno se arma para distribuidores, no para cualquier negocio.
Página web
Ver Página webTu página no es para el público: es para la tienda que busca proveedor y para la que ya te compra. Muestra el catálogo por categorías con las marcas que manejas, las zonas y los días de entrega, y cómo abrir cuenta contigo. Y adentro, con usuario y contraseña, el portal donde cada tienda ve su precio y hace el pedido.
- Un catálogo de alimento, arena, accesorios y acuarismo que la tienda nueva ve sin precio, y con su precio cuando entra con su usuario.
- Una página «Zonas y días de entrega» con Bogotá por rutas (norte, occidente, sur) y Medellín y el Valle con el día que pasa el camión.
- Un formulario «Quiero abrir cuenta» que pide NIT, cámara de comercio y referencias, y entra como cliente nuevo a tu software.
Software y CRM
Ver Software y CRMCada tienda queda con su lista de precios, su día de pedido, su vendedor y su crédito. El pedido entra ordenado (por el portal, por el bot o porque el vendedor lo tomó en la tienda desde el celular), la cartera se ve antes de despachar y la ruta del día sale armada por zona. La factura electrónica la sigue haciendo tu programa de facturación: nosotros llevamos pedidos, clientes y cartera, y se conectan.
- Mascotas La 72 tiene lista B y pide los lunes; su pedido sugerido sale solo con lo que compró las últimas cuatro semanas.
- Acuarios del Salitre debe 35 días: el software le retiene el pedido sugerido y te avisa a ti, no a la tienda, para que decidas.
- La hoja de ruta del martes para la ruta norte: ocho tiendas en orden, qué va para cada una y la casilla para la firma de quien recibe.
Pauta
Ver PautaLa pauta de un distribuidor no busca al dueño de la mascota: busca a la tienda, la veterinaria y la agrotienda de las zonas donde ya pasa tu camión. Anuncios en Meta dirigidos a esos negocios por ciudad y zona, y en Google para la tienda que escribe «proveedor de alimento para mascotas al por mayor». En tu cuenta, con tu presupuesto, y con un informe mensual de cuántas tiendas abrieron cuenta.
- Un anuncio para tiendas de mascotas en Medellín con «abre cuenta y recibe el jueves», que lleva al formulario de cuenta nueva.
- Una campaña en Google para «distribuidor de productos veterinarios Cali» que lleva a la página de zonas del Valle.
- Un anuncio de la marca nueva que entró a bodega, solo para las tiendas que ya te compran.
Redes y contenido
Ver Redes y contenidoTu público son otras tiendas, y a una tienda le interesa saber qué llegó, cómo exhibirlo para que rote y cuándo le entregas. Grabamos en tu bodega una vez al mes (Bogotá y la Sabana), editamos y publicamos con tu aprobación. Ese contenido también lo ve la tienda que todavía no te compra.
- Un reel «Llegó a bodega» con las referencias nuevas del mes y la frase «pídelo en tu pedido del lunes».
- Un video corto de cómo armar la góndola de alimento para que el bulto de 15 kg se vea y salga.
- Una publicación de «ruta nueva: sábados en Chía y Cajicá» para las tiendas de la Sabana.
Bot de WhatsApp
Ver Bot de WhatsAppEl bot les manda el pedido sugerido a tus tiendas el día que toca, recibe el «confirmo» o los cambios y avisa cuando el camión va en camino. Está conectado al software: sabe qué lista tiene cada tienda, qué hay en bodega y si la cartera está al día. Lo que no sabe, o lo delicado (un reclamo, una tienda que debe), lo pasa a tu vendedor. Los recordatorios de pago salen solo en el horario que permite la Ley 2300 de 2023, y la tienda puede pedir que no le escriban más.
- Lunes 7:00 a. m.: «Este es tu pedido sugerido para el martes; ¿lo confirmas o lo cambias?», y la tienda responde con un sí o con «bájame las arenas a 8».
- «El camión de la ruta norte va en camino; te llega entre 8 y 11 a. m.», con el nombre del conductor.
- El recordatorio de pago del martes a las 9:00 a. m. para la tienda que vence el jueves, con el valor y la cuenta. Nunca un domingo.
Así se ve
Tu software y tu WhatsApp, un día cualquiera
Acuarios del Salitre lleva 35 días con la cartera vencida. El software no le mandó el pedido sugerido y le avisó al vendedor de la ruta occidente para que decida si despacha, cobra primero o llama.
Pedidos del martes 20 · tres rutas
| Tienda · ruta | Lista · pedido | Cartera | Estado |
|---|---|---|---|
| Mascotas La 72 · Norte (Chapinero) | Lista B · $ 1.482.000 | Al día | Confirmado |
| Agrotienda El Trébol · Occidente | Lista A · $ 2.960.000 | A 30 días, vence el 28 | Pedido sugerido enviado |
| Veterinaria San Felipe · Norte | Lista C · $ 418.000 | Contado | Confirmado |
| Acuarios del Salitre · Occidente | Lista B · $ 736.500 | Vencida desde el 15 de sep. | Cartera vencida 35 días |
| Peluquería Patitas · Sur (Bosa) | Lista C · $ 265.000 | Al día | Pedido sugerido enviado |
| Tienda Don Pepe · Sur (Kennedy) | Lista A · $ 1.890.000 | A 60 días, vence el 14 de nov. | Confirmado |
- Bot: Buenos días, Mascotas La 72. Tu pedido sugerido para el martes 20, lista B: 12 bultos de adulto 15 kg, 6 arenas 10 kg y 24 juguetes. $ 1.284.000. ¿Lo confirmas?
- Cliente: Confirmo, pero bájame los juguetes a 12 y súbeme las arenas a 8.
- Bot: Listo: 12 bultos, 8 arenas y 12 juguetes, $ 1.252.000. Te llega el martes 20 con la ruta norte, entre 8 y 11 a. m. Tu cartera está al día.
- Cliente: ¿Me mandas también 10 del alimento para gato de 3 kg?
- Bot: Sí, hay 40 en bodega. Pedido 4532 confirmado: $ 1.482.000, entrega el martes con Julián. La factura te llega de nuestro programa de facturación al correo de siempre.
- Bot: Si necesitas algo que no está en tu lista, te paso con Andrés, tu vendedor.
Módulos y paquete
¿Qué usarías del software y qué paquete te sirve?
Pedidos y cobros
El pedido de cada tienda con su lista de precios, la cartera a 30 o 60 días y quién se pasó de la fecha, antes de despachar.
Clientes y sus mascotas
Aquí el cliente es la tienda: su lista, su día de pedido, su vendedor, su crédito y lo que compra cada semana.
Conversaciones y WhatsApp
Una sola bandeja para los pedidos que llegan por el bot, por el portal y por el vendedor, sin audios perdidos en el celular de alguien.
Inventario por lote
Lo que hay en bodega por referencia y lote, con los vencimientos del alimento, y en acuarismo los peces por lote con fecha de llegada y proveedor.
Tablero en el celular
Los pedidos del día por ruta, lo que falta por confirmar, la cartera vencida y lo que se agota en bodega.
Lo que construimos para tu negocio
- El portal mayorista con precio por cliente y pedido sugerido según lo que cada tienda compra, y las rutas por día y zona con la hoja del conductor y la firma de quien recibe.
- Para exportadores de peces ornamentales, la trazabilidad por lote de tu cuarentena: entradas y salidas, procedencia y proveedor, mortalidad, medicamentos y alimento, para tener al día los registros que pide el ICA para exportar.
El que mejor encaja
Distribuidora conectada
Tu operación no es una tienda con mostrador: son decenas de tiendas con precio distinto, crédito distinto y día distinto, y eso pide el portal de pedidos, la cartera y las rutas en un mismo lugar. Si exportas peces ornamentales, el paquete es Exportadora conectada: página en otros idiomas, catálogo para compradores y la trazabilidad por lote de tu cuarentena.
Para empezar
Catálogo conectado
Con el catálogo, las tiendas como clientes, los pedidos y las existencias ya dejas de transcribir audios. La cartera y las rutas se suman cuando la bodega esté lista.
El precio va con el tamaño de tu negocio y queda por escrito antes de empezar. Puedes tomar un servicio solo y sumar los demás después, sin perder lo que ya pagaste.
Preguntas
Lo que nos suelen preguntar
¿Se conecta con el programa de facturación que ya uso?
Sí, se monta encima. La factura electrónica la sigue haciendo tu programa de facturación, que es el que la manda a validar a la DIAN antes de expedirla, como pide el artículo 616-1 del Estatuto Tributario. Nosotros llevamos los pedidos, las tiendas, las listas de precios y la cartera, y le pasamos a tu facturador el pedido confirmado para que facture. No cambias de contador ni de programa.
¿Cada tienda ve solo su precio, o se puede enterar de la lista de otra?
Cada tienda entra con su usuario y ve únicamente su lista. Tú defines cuántas listas hay (A, B, C o por volumen) y a cuál pertenece cada cliente. Si una tienda sube de categoría, le cambias la lista y desde el siguiente pedido ve el precio nuevo.
¿Mis vendedores de calle lo pueden usar desde el celular?
Sí. El vendedor abre la ficha de la tienda en el celular, toma el pedido con su lista de precios y lo manda; la bodega lo ve al momento en los pedidos del día. También ve la cartera de esa tienda antes de ofrecerle más, y su ruta del día en orden.
¿Qué pasa con la tienda que me debe?
Tú pones la regla: a los cuántos días de vencida se retiene el pedido sugerido. Cuando una tienda la pasa, el software no le manda el pedido y le avisa al vendedor para que decida. El recordatorio de pago por WhatsApp sale en el horario que permite la Ley 2300 de 2023 (lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m., sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos) y la tienda puede pedir que no le escriban más.
¿Sirve si exporto peces ornamentales?
Sí, con el paquete Exportadora conectada. Llevamos cada lote desde que entra a tu cuarentena hasta que sale: procedencia y proveedor, cuántos peces entraron y salieron, mortalidad, medicamentos y alimento usados, y el salvoconducto con el que entró. Así tienes al día los registros que pide el ICA para exportar. El catálogo para compradores va en tu propia página, en el idioma de tu comprador, porque la regla de Meta para su catálogo (tienda de Instagram y Facebook, catálogo de WhatsApp) no acepta animales vivos. Esto es información general, no asesoría jurídica.
¿Puedo saber en qué ruta se me va el flete?
Cada pedido queda con su ruta y su día, así que ves cuánto despachaste por ruta y cuántas tiendas atendió el camión en cada salida. Con eso decides si una zona necesita otro día de entrega o un pedido mínimo, con tus números y no con el cálculo del conductor.
¿Sirve para distribuidores de acuarismo?
Sí. Para peces vivos se suma el manejo por lote, con fecha de llegada, proveedor y mortalidad, junto al resto de tu catálogo. Si además le vendes a tiendas de acuarios, mira cómo trabajan ellas en la página de tiendas de acuarios.
Con franqueza
Lo que nos dicen y lo que respondemos
«Mis tiendas no van a entrar a ningún portal. Me piden por WhatsApp y punto.»
Por eso el pedido sugerido les llega por WhatsApp y confirman con un «sí» o con un cambio. El portal es para la tienda que quiere ver el catálogo completo y armar el pedido con calma; nadie está obligado a usarlo. El resultado es el mismo: el pedido entra ordenado a tu bodega.
«Ya tengo un programa contable y no quiero dos sistemas.»
No lo cambiamos. Tu programa sigue facturando y llevando la contabilidad; el nuestro lleva lo que ese programa no hace: el pedido sugerido, la lista por cliente, el bot y las rutas. Se conectan para que el pedido confirmado no se vuelva a digitar.
«Mis vendedores no van a querer que les miren la ruta.»
Lo que les llega es una hoja de ruta hecha y los pedidos ya tomados antes de salir, así que llegan a cobrar y a vender, no a apuntar. Y la comisión queda clara porque cada pedido tiene su vendedor. Lo conversamos con ellos en la capacitación, no se lo imponemos por correo.
«Es mucho cambio para la bodega de una vez.»
Se empieza por una ruta o por una lista de precios, con las tiendas que siempre piden lo mismo. Cuando esa ruta sale ordenada dos semanas seguidas, se suma la siguiente. El precio va con tu tamaño y queda por escrito antes de empezar.
¿Tienes una distribuidora o exportas peces ornamentales?
En 30 minutos miramos cómo te llegan hoy los pedidos, cuántas listas de precios manejas, cómo cobras la cartera y por dónde sale el camión, y te decimos por escrito qué se conecta primero. 30 minutos, sin costo y sin compromiso. Si no te podemos ayudar, te lo decimos.
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